3 questions à se poser pour choisir une salle de réunion

Pour qu’une réunion soit réussie, il est tout aussi important d’être clair sur ses objectifs et son contenu que de choisir un espace approprié. Confort, équipement audiovisuel approprié, services complémentaires… tous ces éléments contribueront de manière décisive à ce que vous atteignez ou non les objectifs que vous vous êtes fixés. Nous vous donnons aujourd’hui quelques conseils pour bien choisir votre salle de réunion.

Quelle réunion allez-vous organiser ?

Comet Etoile – 20 rue de l’Amiral Hamelin 75016 PARIS

Avant de commencer, interrogez-vous sur le type de réunion que vous souhaitez organiser. Vous ne pourrez pas choisir la bonne salle de réunion sans être au clair sur plusieurs aspects, tels que le nombre de participants, les points à l’ordre du jour, etc. Une réunion peut être informative, mais il peut aussi s’agir d’une discussion ou un échange d’idées, d’une réunion de suivi, d’une réunion de prise de décision, etc. En fonction du type de réunion que vous organisez, vous aurez besoin d’une salle et d’un mobilier spécifiques. Pour toutes ces raisons, la chose la plus sûre à faire est de louer la salle de réunion dans un espace hautement professionnalisé, où toutes les exigences que vous avez peuvent être satisfaites en toute sécurité. Certains établissements disposent généralement de salles bien équipées et d’un matériel audiovisuel moderne, suffisant pour garantir le remplacement immédiat de tout problème éventuel. Vous pouvez privilégier des établissements qui proposent des services complémentaires apportant une valeur ajoutée à l’organisation de la réunion, tels que des services de restauration, des salles d’attente, des espaces de repos, etc.

Quel agencement choisir pour votre salle de réunion ?

Comet Bourse – 35 rue Saint-Marc 75002 PARIS

Pour une réunion d’information avec un public plus ou moins nombreux, vous pouvez préférer louer une salle de formation avec des chaises et des tables disposées selon un format scolaire. Si les participants n’ont pas besoin de prendre des notes, vous pouvez même vous passer des tables et opter pour une salle de style amphithéâtre. En revanche, s’il s’agit d’une réunion de discussion, où l’échange d’idées est essentiel, vous devrez louer une salle de réunion dont le format et le mobilier facilitent l’interaction entre les participants. Pour commencer, les personnes participant à la réunion doivent pouvoir se voir sans difficulté. Ainsi, vous pouvez choisir une salle de réunion qui vous permettra de placer des chaises et des tables en forme de U, par exemple. Ce format permet également à une personne de diriger la réunion en se tenant à l’extrémité ouverte de l’U, où elle peut projeter une présentation ou faire une présentation depuis une position prédominante. S’il n’est pas nécessaire qu’une personne prenne la tête, vous pouvez aussi disposer les tables en forme de rectangle ou opter pour une table circulaire, où tous les participants peuvent se voir et parler sans qu’aucun d’entre eux n’ait une position prééminente.

Avez-vous besoin d’équipements technologiques particuliers ?

Comet La Défense – 100 esplanade du Général de Gaulle -Paris

Dans toute réunion, qu’il s’agisse d’information ou de discussion, la technologie joue un rôle essentiel. Dans certaines réunions, peu de ressources seront nécessaires, tandis que d’autres nécessiteront plus de dispositifs et des exigences plus élevées. Dans tous les cas, si la technologie vous fait défaut, votre réunion peut être gâchée, avec tous les inconvénients que cela comporte en termes de perte de temps et d’atteinte à votre image.
Lorsque vous louez une salle de réunion, vous devez être clair sur les exigences technologiques de votre réunion. En général, l’équipement minimum sera un ordinateur, un projecteur et une bonne connexion Internet. Si la réunion a des exigences plus élevées, comme une vidéoconférence, vous aurez également besoin d’une webcam, d’un microphone, de haut-parleurs et d’un ordinateur avec le logiciel approprié. Dans ces cas, vous devez vous assurer que tous les dispositifs sont de haute qualité : que la caméra a une bonne résolution, que le microphone est capable de capter les voix de toute la pièce, etc.

Nous espérons que notre article du jour vous aura été utile. Si vous recherchez à louer une salle de réunion sur Paris, nous vous conseillons de consulter le site de Comet Meetings qui propose un large choix de salles de réunions à louer sur Paris et Bruxelles.